Tratamento de Dados e Arquivos
Este Aviso descreve, de forma objetiva, como ocorre o ciclo operacional dos arquivos enviados à Dado Exato para pré-diagnóstico ou análise de qualidade de dados. Ele complementa a Política de Privacidade e os Termos de Uso.
1. Papéis e responsabilidades
Quando o arquivo contém dados pessoais de clientes, empregados, fornecedores ou outros terceiros do usuário, o usuário ou sua organização permanece, em regra, como controlador desses dados. A Dado Exato atua como operadora quando realiza o tratamento em nome do cliente, de acordo com o escopo solicitado e as instruções recebidas.
O cliente é responsável por assegurar que possui fundamento jurídico e legitimidade para compartilhar os dados e solicitar seu tratamento.
2. Antes do envio
- Envie, no pré-diagnóstico, somente uma amostra representativa da base;
- Remova colunas e informações que não sejam necessárias à finalidade da análise;
- Evite incluir dados pessoais sensíveis, dados de crianças e adolescentes, senhas, credenciais ou segredos comerciais sem necessidade;
- Verifique se o compartilhamento dos dados está coberto por base legal, autorização ou outra hipótese juridicamente válida;
- Não envie arquivos com conteúdo ilícito, malicioso ou obtido de forma irregular.
3. Recebimento do arquivo
Após o envio, o arquivo é recebido pela infraestrutura utilizada no fluxo da Dado Exato e pode passar por verificações de formato, legibilidade, integridade básica e compatibilidade com o processamento.
Arquivos corrompidos, incompatíveis, suspeitos ou que representem risco técnico poderão ser rejeitados ou ter o processamento interrompido.
4. Processamento do pré-diagnóstico
A análise automatizada pode identificar, conforme a estrutura e os campos reconhecidos no arquivo:
- quantidade de registros e colunas;
- campos vazios, incompletos ou potencialmente inconsistentes;
- comparações e divergências em campos auditáveis, conforme a estrutura da amostra e as referências disponíveis;
- indicadores consolidados de qualidade, confiança, risco e necessidade de revisão.
O pré-diagnóstico não altera o arquivo original. Eventuais correções, padronizações ou transformações da base completa dependem de contratação e escopo específicos.
5. Geração e entrega do resultado
Concluído o processamento, os indicadores são organizados em relatório de pré-diagnóstico e disponibilizados pelos canais informados no fluxo. O relatório representa uma leitura inicial da amostra e não equivale ao diagnóstico integral da base.
6. Envio da base completa
Quando o usuário desejar avançar para orçamento ou diagnóstico completo, poderá receber um link individualizado para envio da base integral. Esse link deve ser tratado como informação confidencial e não deve ser compartilhado com pessoas não autorizadas.
A existência de uma pasta de envio não significa contratação automática do serviço completo. O escopo, prazo, preço e demais condições serão definidos separadamente.
7. Acesso e fornecedores de tecnologia
O processamento pode envolver provedores de hospedagem, automação, armazenamento em nuvem, e-mail e serviços auxiliares necessários à operação. O acesso interno e por fornecedores deve ficar limitado ao necessário para execução, suporte, segurança e cumprimento de obrigações aplicáveis.
8. Armazenamento e retenção
Arquivos, relatórios, registros do pedido e logs podem possuir períodos de retenção diferentes, conforme a finalidade, a necessidade operacional, a segurança, obrigações legais e o exercício de direitos.
Encerrada a finalidade e inexistindo fundamento legítimo para conservação, os dados serão eliminados, anonimizados ou mantidos somente na medida necessária para cumprimento de obrigação legal ou exercício regular de direitos.
9. Exclusão e solicitações do cliente
O cliente poderá solicitar informações sobre a exclusão de arquivos ou dados relacionados ao serviço pelos canais de atendimento disponibilizados no próprio site. A solicitação será avaliada considerando as instruções do controlador, obrigações legais, segurança, prevenção a fraude e necessidade de preservação para exercício de direitos.
10. Segurança e incidentes
A Dado Exato adota medidas técnicas e administrativas destinadas a reduzir riscos de acesso indevido, perda, alteração, divulgação ou destruição não autorizada. Essas medidas são revistas de acordo com a evolução do serviço e dos riscos identificados.
Na ocorrência de incidente relevante, serão adotadas medidas de contenção e investigação. Quando a Dado Exato atuar como operadora, o cliente controlador será comunicado conforme aplicável para que as providências legais cabíveis possam ser avaliadas.
11. Direitos de titulares
Solicitações de titulares relacionadas a dados existentes em bases de clientes devem, em regra, ser dirigidas ao respectivo controlador. Quando receber uma solicitação desse tipo, a Dado Exato poderá encaminhá-la ao cliente responsável e prestar a assistência razoavelmente necessária para seu atendimento.
12. Limites do tratamento
A Dado Exato não utiliza os dados contidos nas bases dos clientes para finalidades próprias incompatíveis com a prestação do serviço. O tratamento é limitado ao que for necessário para executar o escopo contratado, manter a segurança da operação, cumprir obrigações legais e exercer direitos.
13. Contato
Dúvidas sobre o ciclo de tratamento de arquivos ou sobre privacidade poderão ser apresentadas pelo canal de atendimento disponível no próprio site, identificando a solicitação como “Privacidade/LGPD”.